Gehaltsabrechnungen ausschließlich als elektronisches Dokument erlaubt
Wann darf eine Lohnabrechnung ausschließlich digital verschickt werden? Das Bundesarbeitsgericht entschied, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen hat und diese Verpflichtung auch dadurch erfüllen kann, wenn er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt (Az. 9 AZR 48/24).
Ein Lebensmittel-Discounter hatte die Gehaltsabrechnungen der klagenden Verkäuferin in einem digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung gestellt, in welchem die Daten passwortgeschützt online abrufbar waren. Auf Grundlage einer Konzernbetriebsvereinbarung war das ab März 2022 die einzige Möglichkeit, auf die Abrechnungen zuzugreifen. Dagegen klagte eine Verkäuferin. Sie verlangte, ihre Abrechnungen weiterhin in Papierform übersendet zu bekommen. Dies sah das Bundesarbeitsgericht anders.
Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Aachen bedeutet das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az. 9 AZR 48/24) eine wichtige Klarstellung. Aachener Unternehmen können nun mit mehr Rechtssicherheit vollständig auf digitale Gehaltsabrechnungen umstellen, sofern diese über ein sicheres, passwortgeschütztes Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden. Dies vereinfacht insbesondere für mittelständische Unternehmen in der Region Aachen die Verwaltungsprozesse und unterstützt zugleich lokale Initiativen für Nachhaltigkeit durch Papierersparnis.